Cancelar facturas, un dolor de cabeza para las empresas con las nuevas reglas del SAT

MÉXICO.- Un nuevo sondeo de Box Factura, realizando entre PyMEs mexicanas, revela que al menos un 38% de las facturas canceladas llegan de forma sorpresiva a las empresas, y está encendiendo focos rojos considerando que el procedimiento de cancelación de los CFDI cambió para 2022, en comparación con el de 2021, y que las sanciones por incumplimiento de la nueva normativa también han aumentado.

En el marco de la reforma fiscal 2022, ahora es necesario señalar el motivo de la cancelación de las facturas y documentar ante la autoridad el motivo de cancelación de cada CFDI. El año pasado, para sustituir un CFDI, primero se cancelaba y posteriormente se emitía uno nuevo. Ahora, es al revés: primero se emite el nuevo y luego se cancela el anterior.

De acuerdo con el SAT el nuevo procedimiento de cancelación de CFDI en 2022 se ha hecho más complejo.

El emisor del CFDI debe enviar la solicitud de cancelación de la factura a través del Portal del SAT o de los servicios de un proveedor de certificación. Al momento de realizar la cancelación se deberá indicar los motivos de la cancelación, existen varias posibilidades:

-Clave “01” Comprobantes emitidos con errores con relación.

-“02” Comprobantes emitidos con errores sin relación.

-“03” No se llevó a cabo la operación.

-“04” Operación nominativa relacionada en una factura global.

Por ejemplo: Al realizar la sustitución del comprobante por uno nuevo, se deberá señalar la clave “01” (Comprobantes emitidos con errores con relación) y aclarar al SAT el folio fiscal del nuevo comprobante sustituirá al cancelado.

Para la aceptación de la cancelación, el receptor de la factura recibirá un mensaje de interés en su Buzón Tributario, informando que hay una solicitud de cancelación. Y es en este punto donde se complica la labor de cumplimiento para las empresas.

“Desafortunadamente, la forma en la que SAT envía actualmente las notificaciones no contiene información suficiente para saber de qué factura se trata, por lo que es necesario entrar a un sistema secundario para hacer el cruce y entender de qué factura se trata e invertir grandes cantidades de tiempo y recursos humanos en investigar el detalle de porqué se cancela un CFDI”, señala Rafael Soto, CEO de Box Factura.

Posteriormente, el receptor tiene la obligación de manifestar su aceptación o rechazo de la cancelación, también a través del Portal del SAT o bien a través de un proveedor de certificación dentro de tres días hábiles a partir de la emisión de la solicitud. Si el receptor no emite respuesta, se considera como una positiva ficta y la factura es cancelada; en los casos en que la cancelación no requiera aceptación por parte del receptor, la factura se cancela de manera inmediata.

Para evitar multas y problemas con el SAT, las empresas enfrentan la necesidad enterarse oportunamente cuando una factura está cancelada, pero un gran desafío secundario es notificar a todas las personas de la organización que deben tener conocimiento de estas cancelaciones (contralor, contador, departamento de compras, auditoría).

Esto frecuentemente puede detonar fricciones innecesarias con proveedores y/o clientes, lo que no abona a un buen clima de negocios para las empresas mexicanas y las orilla a destinar más recursos humanos para solventar esta coyuntura.

Resulta especialmente delicado ya que los CFDIs deben ser cancelados en el mismo ejercicio fiscal en el que se expidan y si se cancelan por ingresos, se debe documentar detalladamente.

El sondeo de Box Factura indica que típicamente un 4 de cada 10 (38%) de las cancelaciones de CFDI llegan sorpresivamente y que para evitarlo las PyMEs que han logrado bajar esta cifra a un 5% o menos, es porque en promedio invierten 1.7 salarios adicionales en personas con formación fiscal y contable para revisar la metadata de SAT, buscando cancelaciones manualmente.

Para los emprendedores es más complicado, es posible que tanto el contador como el microempresario puedan darse cuenta hasta fin de mes de la cancelación de los CFDIs, cuando ya no se puede refacturar y además de perder el IVA, habrá una penalización por parte de las autoridades.

Actualmente la multa por una factura mal cancelada puede estar entre 5 y 10% del monto total al que ascienda la factura.

Box factura recomienda la digitalización de procesos de la gestión contable: una forma para minimizar riesgos y reducir costos de personal puede ser con el apoyo de soluciones tecnológicas, tanto emprendedores como PyMEs, necesitan plataformas que permitan automatizar estas tareas y recibir alertas oportunas sobre cada detalle que represente un riesgo financiero.

“Si usamos la tecnología a nuestro favor, tendremos un mejor control sobre nuestras facturas, vamos a lograr una administración más limpia y un mejor cumplimiento, y lo que es mejor: dedicar menos recursos a temas fiscales y contables, y tener más tiempo para el core business”, asegura Rafael Soto, CEO de Box Factura.